Notion Database & Formula 2.0: Panduan Lengkap untuk Menjadi Power User

Notion merupakan sebuah aplikasi yang berfungsi sebagai buku catatan integer yang bisa Anda pakai hampir untuk apa saja. Mulai dari yang sederhana seperti tempat menulis ide, daftar tugas, sampai yang kompleks seperti mengatur proyek besar. Untuk pencatatan kompleks di Notion, ada dua fitur yang sangat vital: Database dan Formula 2.0.

Kedua fitur tersebut akan membuat Anda menjadi seorang powerfulness personification (pengguna ahli), karena Anda bisa menyajikan informasi, melakukan pemantauan, dan bahkan melakukan analisa dalam sebuah ekosistem alur information yang saling terhubung.

Anda tidak lagi membuang-buang waktu untuk mengakses berbagai aplikasi dan banyak file. Cukup di satu tempat untuk melakukannya.

Artikel ini akan mengajak Anda terjun ke dalam pemakaian Database dan Formula, sehingga Anda akan bisa membuat sistem yang lebih rapi, cerdas, dan otomatis. Siap jadi “power user” Notion? Yuk, kita mulai!

Menguasai Database Notion

Database di Notion bagaikan sebuah lemari arsip ace canggih. Percayalah, jika anda menguasainya, ini akan menjadi modal utama Anda beraktivitas di Notion.

Manfaat Menggunakan Database

visualisasi information dengan position database Notion

Mengapa Anda harus repot-repot menggunakan database di Notion? Ini dia beberapa manfaat utamanya:

1. Organisasi terpusat: Semua informasi terkait dengan suatu topik bisa (misalnya, semua tugas proyek, semua catatan rapat, semua artikel yang Anda baca) bisa berada di satu tempat yang terstruktur.
2. Fleksibilitas Visual: Anda bisa melihat information yang sama dalam berbagai tampilan (tabel, kalender, Kanban board, dll). Ini sangat membantu untuk memahami information dari berbagai perspektif.
3. Data saling terkait: Setiap elemen di sebuah database bisa berhubungan. Anda juga bisa menghubungkan satu database dengan database lainnya. Ini menciptakan sistem yang saling terkait dan cerdas, di mana informasi mengalir antar bagian.
4. Mendorong produktivitas: Anda bisa mengatur informasi menjadi hal yang bisa ditindaklanjuti, menyaring informasi yang sudah tidak dibutuhkan, melakukan delegasi, dll. Dengan begitu, information bukanlah sesuatu yang statis.
5. Skalabilitas tinggi: Database Notion bisa Anda manfaatkan untuk hal sederhana, seperti daftar belanja, sampai hal yang kompleks, seperti manajemen proyek. Anda juga bisa mengembangkan database sesuai kebutuhan.
6. Otomatisasi: Karena berbagai elemen di dalam database berhubungan, walau Anda menyajikan database itu dalam tampilan berbeda, ketika ada perubahan maka perubahan itu secara otomatis muncul di semua tampilan. Begitupun untuk database lain yang memiliki relasi dengan database tersebut.

Memahami Database Notion

halaman di dalam point database Notion

Ada beberapa hal yang perlu Anda ketahui tentang database di Notion, yaitu:

1. Database pada awalnya berbentuk tabel, dengan Nama (Name) sebagai kolom utama (tidak bisa diubah). Anda akan menambahkan kolom-kolom lain sebagai propertinya (Property).
2. Setiap hal di kolom Nama memiliki halamannya sendiri. Anda bisa menambahkan berbagai detil lain (bahkan database lain) di dalam halaman tersebut.
3. Setiap Property bisa diatur jenis isiannya, misalnya tanggal, pilihan, ceklis, dll. Berbagai jenis spot akan membantu Anda mengorganisir, menyaring, dan menindaklanjuti data.
4. Database bisa memiliki banyak tampilan (View), seperti Kanban board, kalender, timeline (linimasa), bagan, dll. Anda bisa menyajikan tampilan berbeda ini tergabung (dengan tab) atau secara terpisah. 
5. Tiap position database bisa memiliki fungsi select dan sortir datanya sendiri. 
6. Tiap spot (kolom) bisa memiliki perhitungan di akhir. Ini akan berguna jika Anda ingin melakukan analisa dengan memanfaatkan look nantinya.

Cara Memulai Membuat Database

contoh membuat database dengan Notion AI

Paling tidak, sejauh ini ada 3 cara untuk mulai membuat sebuah database di Notion.

1. Mulai dari Nol: Ketik perintah /database, lalu pilih Database – Inline atau Database Full Page.
   1. Database – Inline akan muncul langsung di halaman yang sedang Anda kerjakan dan memungkinkan Anda menambah database lain di halaman tersebut.
   2. Database – Full Page akan muncull sebagai Sub-halaman dari halaman yang Anda kerjakan dan hanya akan berisi database itu saja.
2. Menggunakan template: Notion punya banyak template database siap pakai untuk berbagai keperluan. Ini cara cepat untuk memulai dengan struktur yang sudah jadi. Anda bisa menemukannya di paper Templates saat membuat halaman baru atau di sidebar kiri.
3. Dengan Bantuan Notion AI: Cukup minta Notion AI untuk membuat database yang Anda inginkan. Misalnya, “Buat database untuk melacak pengeluaran bulanan dengan kategori, tanggal, dan jumlah.” Notion AI akan langsung membuatkan strukturnya.

Jenis Properti Database yang Esensial

Properti adalah “jenis informasi” yang bisa Anda tambahkan ke setiap point di database. Memahami hal ini penting agar database Anda bisa berfungsi maksimal.

Untuk menambahkan properti baru, klik tombol + di sebelah kanan kolom terakhir dalam tampilan tabel. Beri nama properti, lalu pilih jenisnya.

pilihan spot di database Notion

Berikut adalah jenis properti yang akan berguna:

Visualisasi Data: View, Filter, Sort, dan Group

Setelah Anda punya database dengan informasi yang komplit sesuai kebutuhan, Anda bisa menampilkannya dalam bentuk berbeda dengan pengaturan masing-masing. Di sinilah Views (tampilan), Filter, Sort (sortir), dan Group (grup) berperan.

View

Ini adalah cara Anda melihat database. Anda bisa punya banyak tampilan untuk satu database yang sama. Misalnya, database “Tugas” bisa punya tampilan “Tabel” untuk entri data, “Papan” untuk melihat progres, dan “Kalender” untuk melihat deadline.

Menampilkan tampilan yang berbeda dari database yang sama tidak saja memberi Anda perspektif lebih, namun juga membuat halaman Notion lebih estetik.

Untuk menambah tampilan baru, klik + Add view di samping nama database pada bagian atas. Lalu pilih jenis View yang Anda inginkan.

pilihan position database di Notion

Berikut adalah berbagai jenis View yang bisa Anda buat.

Filter

Fungsi Filter bisa Anda temukan pada paper di bagian kanan atas database (bisa terbuka/tertutup lewat tombol >> atau <<). 

setelan select di Notion

Filter berguna untuk menyaring spot apa saja yang ingin Anda tampilkan dan apa saja yang ingin Anda sembunyikan. Anda juga bisa menggunakan sistem Filter yang canggih (Advanced Filter) untuk menetapkan dua atau lebih aturan filter.

Sebagai contoh, di database Tugas, Anda bisa hanya menampilkan tugas sedang berlangsung hari ini dengan menetapkan select Status “In progress” (sedang berjalan) dan tanggal hari ini (Today).

Sort

Fungsi Sort bisa Anda temukan di samping Filter pada paper di bagian kanan atas database. Fungsi ini berguna untuk mengurutkan information yang ada di dalam database, tergantung pada spot yang menjadi acuannya.

setelan sortir di Notion

Sebagai contoh, Anda bisa mengurutkan tugas berdasarkan “Prioritas” (dari Tinggi ke Rendah), “Tanggal Jatuh Tempo” (dari yang terdekat), atau “Nama” (sesuai abjad).

Group

Fungsi Group (grup) bisa Anda temukan ketika Anda klik tombol Setting di bagian kanan atas database. Fungsi ini berguna unttuk mengelompokkan information berdasarkan spot tertentu. 

setelan grup di Notion

Misalnya, Anda bisa mengelompokkan daftar tugas dari database dengan position tabel berdasarkan “Status” (To-do, In Progress, Complete) agar lebih mudah melihat gambaran besarnya, tapi tetap bisa melihat detilnya.

Kekuatan Formula 2.0 Notion

Formula adalah fitur “ajaib” di Notion yang memungkinkan Anda melakukan perhitungan, otomatisasi, dan menampilkan informasi cerdas berdasarkan information di properti lain.

Sedangkan Formula 2.0 merupakan evolusi signifikan dari sistem look yang ada di Notion sebelumnya. Sistem baru ini mengubah cara pengguna dalam berinteraksi dan memanipulasi information dalam ruang kerja mereka dengan lebih canggih. Misalnya dengan adanya peningkatan editor formula, output information yang lebih kaya, dll.

Manfaat Menggunakan Formula di Notion

Mengapa look Notion menjadi “otak” di balik database Anda? Ini dia manfaat utamanya:

1. Otomatisasi Cerdas: Formula memungkinkan Anda mengotomatiskan perhitungan, status, dan validasi data. Anda tidak perlu lagi menghitung sisa hari secara manual atau mengubah position tugas satu per satu; look akan melakukannya untuk Anda.
2. Wawasan Instan: Dengan formula, Anda bisa mendapatkan wawasan langsung dari information Anda. Misalnya, melihat progres proyek dalam bentuk progress bar visual, atau mengetahui apakah ada tugas yang overdue tanpa harus memfilter secara manual.
3. Kualitas Data Lebih Baik: Formula bisa digunakan untuk memvalidasi data, memastikan bahwa informasi penting sudah terisi atau sesuai format yang diinginkan. Ini membantu menjaga kebersihan dan akurasi information Anda.
4. Mengurangi Kesalahan Manual: Karena perhitungan dilakukan secara otomatis, risiko kesalahan manusia berkurang drastis. Ini sangat penting untuk information yang sensitif atau saat mengelola proyek besar.
5. Fleksibilitas Tanpa Batas: Dari perhitungan sederhana hingga logika kompleks yang melibatkan berbagai database, look memberikan Anda kekuatan untuk membuat sistem yang sangat disesuaikan dengan kebutuhan unik Anda.
6. Membuat Database “Berpikir”: Formula mengubah database dari sekadar tempat penyimpanan information menjadi alat yang bisa “berpikir” dan memberikan informasi yang relevan secara proaktif.

Di Mana Formula Bisa Dimasukkan di Notion?

editor look di spot database Notion

Paling tidak ada empat wilayah tempat Anda bisa menggunakan look di halaman Notion. Berikut tempat-tempat tersebut.

1. Sebagai Property di database.
   Caranya:
   1. Klik tombol + di sebelah kanan spot terakhir di database.
   2. Beri nama spot tersebut.
   3. Pilih spot ∑ Formula dari menu.
   4. Klik nama property.
   5. Pilih Edit spot lalu Edit formula.
2. Dalam Tombol sebagai pemicu tindakan.
   Caranya:
   1. Buat blok Button dan beri nama.
   2. Klik + New Action.
   3. Pilih Define variables.
   4. Klik tombol ∑ (Edit arsenic formula).
3. Dalam Tombol di database sebagai pemicu tindakan untuk tiap point database.
   Caranya:
   1. Klik tombol + di sebelah kanan spot terakhir di database.
   2. Beri nama spot tersebut.
   3. Pilih Button dari menu.
   4. Klik nama property.
   5. Pilih Edit automation.
   6. Pilih ∑ Formula dari menu.
4. Sebagai otomatisasi database bersangkutan (fitur untuk pengguna berlangganan).
   Caranya:
   1. Klik tombol ⚡ pada paper di kanan atas database (di sebelah Filter dan Sort).
   2. Tentukan lebih dulu Trigger untuk otomatisasi.
   3. Setelah itu klik + New Action.
   4. Pilih Define variables.
   5. Klik tombol ∑ (Edit arsenic formula).

Bisa Anda lihat, look hadir di berbagai wilayah strategis yang bisa membantu Anda menyederhanakan proses melakukan tindakan di database.

Memahami Elemen Penting Formula

Saat menulis formula, ada simbol dan nilai yang dipakai di dalam struktur penulisan untuk mencapai tujuan. Mari kita lihat beberapa elemen look yang ada di Notion. 

Yang ada di sini hanya segelintir saja. Untuk versi lebih lengkap, silakan kunjungi Pusat Bantuan Notion.

Simbol Dasar Sintaks

Ada beberapa simbol dan istilah yang dipakai untuk membentuk cara penulisan look di Notion.

• Tanda kurung ( ) dipakai untuk mengelompokkan variabel.
• Tanda kurung siku [ ] dipakai untuk mengelompokkan variabel di dalam tanda kurung.
• Tanda koma , dipakai untuk memisah nilai atau input dalam sebuah fungsi.
• Tanda kutip “ “ dipakai untuk menandai sebuah nilai atau kata adalah teks.
• Istilah prop dipakai untuk memanggil spot dari database.

Built-in

Built-in adalah simbol (dalam konteks ini sering disebut operator) dan nilai yang dipakai untuk menyampaikan perhitungan atau logika di look Notion.

Beberapa contoh elemen built-in adalah:

• Operator matematika: + (tambah), – (kurang), * (kali), % (sisa pembagian)
• Nilai Boolean: true (benar), false (salah)
• Operator perbandingan:  == (sama dengan), != (tidak sama dengan), > (lebih besar dari), >= (lebih besar atau sama dengan)
• Operator logika: and atau && (dan), or atau || (atau), not atau ! (tidak)
• Operator ternary / kondisional (jika benar begini, jika salah begitu): ? dan :
  • contoh struktur: kondisi ? nilaiJikaTrue : nilaiJikaFalse

Fungsi Bawaan

Notion menyediakan sekumpulan istilah yang dipakai untuk menyampaikan tugas khusus, seperti pengkondisian, manipulasi teks, perhitungan angka, hingga operasi tanggal dan daftar.

Beberapa contoh fungsi yang ada di Notion adalah:

• Logika dan kondisi (jika … maka … ): if
  • Contoh penggunaan: if(prop(“Done”), “✅”, “❌”)
  • Hasil yang tampak: Jika Done dicentang, muncul ✅, jika tidak ❌
• Perhitungan: Length
  • Contoh: length(“Notion”)
  • Hasil: 6
• Teks & pencarian pola: Substring (ambil sebagian teks dari posisi mulai sampai sebelum posisi akhir)
  • Contoh: substring(“Notion”, 0, 3)
  • Hasil: Not
• Angka & matematika: sum (jumlah daftar)
  • Contoh: sum(1, 2, 3)
  • Hasil: 6
• Tanggal & waktu: formatDate (tanggal saat ini dalam urutan spesifik)
  • Contoh: formatDate(now(), “DD MMM YYYY”)
  • Hasil: 07 Aug 2025
• Daftar: join (gabung isi daftar dengan pemisah)
  • Contoh: join([“a”, “b”, “c”], “, “)
  • Hasil: a, b, c

Contoh Praktis Penggunaan Formula di Database Notion

Mari kita lihat beberapa contoh praktis bagaimana look bisa membantu Anda dalam aktivitas sehari-hari di database Notion.

Manajemen Proyek: Status Otomatis “Overdue” (Terlambat)

Formula ini secara otomatis menandai tugas yang sudah melewati batas waktu dan belum selesai dalam sistem manajemen proyek Notion.

Property:

1. Nama Tugas (Text): Property utama (tidak masuk dalam formula)
2. Due Date (Date): Tanggal jatuh tempo tugas atau proyek.
3. Status (Status): Status tugas (misalnya, “To-do”, “In Progress”, “Done”).
4. Keterangan Status (Formula): Properti tempat look ini dimasukkan.

Penjelasan Formula:

• now() > prop(“Due Date”): Mengecek apakah tanggal dan waktu saat ini (now()) lebih besar dari tanggal jatuh tempo (Due Date). Artinya, apakah sudah lewat batas waktu.
• prop(“Status”) != “Done”: Mengecek apakah position tugas bukan “Done”. Ini penting agar tugas yang sudah selesai tidak ditandai sebagai “Overdue” meskipun tanggalnya sudah lewat.
• and(…): Kedua kondisi di atas harus benar (true) agar look menampilkan “Overdue”.
• style(“Overdue”, “red”, “b”): Jika kedua kondisi benar, look akan menampilkan teks “Overdue” dengan gaya tebal dan warna merah.
• “”: Jika salah satu atau kedua kondisi tidak benar (misalnya, belum lewat tanggal atau sudah selesai), look akan menampilkan drawstring kosong, artinya tidak ada teks yang muncul.

Keuangan – Menunjukkan Pengeluaran Besar

Formula ini sangat cocok kalau Anda punya database keuangan untuk melacak pengeluaran. Dengan mudah, Anda bisa mengetahui transaksi dengan pengeluaran besar yang terjadi.

Property:

1. Transaksi (Text): Nama transaksi (tidak masuk ke formula)
2. Tanggal (Date): Tanggal transaksi terjadi (tidak masuk ke formula).
3. Jumlah (Angka): Nilai transaksi.
4. Catatan (Formula): Menunjukkan apakah transaksi itu bernilai besar.

Penjelasan Formula

• prop(“Jumlah”) > 500000: Mengecek apakah nilai transaksi lebih dari 500.000.
• “💸 Pengeluaran besar”: Teks yang muncul di kolom isian spot Catatan.
• “ “: Jika nilai di bawah 500.000 akan menampilkan entri kosong (tidak ada catatan).

Mengukur Efisiensi: Menghitung Durasi Waktu

Formula ini berguna dipakai jika Anda ingin memantau berapa lama Anda mengerjakan tugas. Dengan begitu ketika Anda mengerjakan sebuah proyek, Anda tahu perkiraan waktu yang Anda habiskan dari masing-masing tugas (dan Anda juga bisa menghitung totalnya).

Property:

• Tugas (Text): Nama tugas (tidak masuk dalam formula).
• Jam Mulai (Date – aktifkan pilihan Include Time): Mencatat titik awal waktu pengerjaan tugas.
• Jam Selesai (Date – aktifkan pilihan Include Time): Mencatat titik akhir waktu pengerjaan tugas.
• Durasi (Formula): Menghitung waktu yang berjalan/dihabiskan.

• Catatan (Text): Anda bisa menambahkan catatan jika ada halangan atau kondisi tertentu (tidak masuk ke formula).

Penjelasan Formula

• dateBetween(prop(“Jam Selesai”), prop(“Jam Mulai”), “minutes”: Menghitung selisih waktu.
• / 60: Membagi dengan 60 menit, mengubah dari menit jadi jam.
• round(…, 2): Membulatkan angka hasil sampai 2 desimal.

Gunakan Database dan Formula Notion Sesuai Kreativitas

Database Notion beserta formulanya memang memiliki banyak variabel dan variasi. Semua bisa dimanfaatkan sesuai kebutuhan pengguna. Ini membuat Notion menjadi alat manajemen yang powerful.

Di sisi lain, database Notion juga masih punya beberapa keterbatasan. Anda akan menemuinya seiring kemampuan Anda berkembang. Walau begitu, keterbatasan ini bisa dilampaui dengan kreativitas Anda dalam mengolah database dan formula.

Lalu, jika Anda merasa pusing ketika membuat formula, Anda bisa mencari atau bertanya di komunitas Notion. Anda juga bisa mencari template yang mirip dengan keinginan Anda, menduplikasinya, dan melihat look yang dipakai. Kemudian Anda bisa mengembangkannya sesuai kebutuhan.

Jangan takut mencoba look baru, menggabungkan fungsi, dan membuat database yang saling terhubung. Semakin sering Anda berlatih, semakin mudah Anda akan melihat potensi Notion untuk membuat hidup Anda lebih teratur dan produktif.