Tutorial Membuat Kanban Board di Notion untuk Melacak Progres Tugas Visual

Dalam dunia manajemen proyek dan tugas, metode Kanban telah menjadi pendekatan yang terbukti efektif untuk meningkatkan efisiensi dan visibilitas alur kerja. Berasal dari industri manufaktur, Kanban kini banyak diadopsi di berbagai bidang, termasuk pengembangan perangkat lunak, pemasaran, dan manajemen tugas pribadi.

Salah satu aplikasi yang terkenal dengan konsep Kanban committee adalah Trello. Namun Notion — sebagai aplikasi produktivitas yang tidak kalah populer — juga memiliki metode Kanban, yaitu melalui Board position dari database. 

Fitur di Notion ini mengubah database biasa menjadi papan ocular yang intuitif. Karena itu, jika kita melakukan perbandingan Notion dengan Trello, Notion boleh dibilang sedikit lebih unggul karena mampu menyajikan lebih banyak perspektif untuk manajemen proyek.

Sehubungan dengan itu, artikel ini akan memberikan panduan komprehensif untuk membuat Kanban committee di Notion, termasuk melakukan konfigurasi dan penyesuaian. Dengan begitu, Anda dapat melakukan setup proyek dan melacak perkembangan tugas secara ocular dan efisien.

Kanban Board: Konsep dan Manfaatnya

Kanban board adalah alat ocular untuk mengelola alur kerja di mana pekerjaan direpresentasikan sebagai kartu yang bergerak melintasi kolom (misalnya: To Do → In Progress → Done). Tujuannya memberi visibilitas terhadap position tugas, membatasi jumlah pekerjaan yang sedang berjalan, dan memperbaiki aliran kerja secara bertahap.

Kata “kanban” sendiri berasal dari bahasa Jepang (看板) yang berarti “papan tanda” atau “kartu penanda”. Riwayatnya berawal pada akhir tahun 1940-an, ketika Toyota menerapkan kartu/label ocular sebagai bagian dari sistem produksi Just-In-Time, untuk memberi sinyal kapan bagian atau barang harus diproduksi atau diisi ulang (berdasar Wikipedia).

Penggunaan metode Kanban terbukti membawa sejumlah keuntungan signifikan yang secara langsung meningkatkan efisiensi dan kejelasan dalam manajemen proyek. 

Beberapa manfaat dari pemakaian Kanban committee adalah:

• Memberikan wawasan secara ocular yang mudah dipahami secara sekilas. 
• Menampilkan position pekerjaan secara real-time.
• Mengenali penumpukan pekerjaan pada alur kerja, sehingga kita bisa membatasi jumlah tugas yang dikerjakan, dan fokus pada penyelesaian pekerjaan yang sudah dimulai.
• Mudah dipakai untuk mengatur tugas, yaitu hanya dengan memindahkan kartu tugas ke kolom lain sesuai position pengerjaannya.
• Fleksibel dalam merespons perubahan kebutuhan atau kondisi, dan memungkinkan untuk memprioritaskan ulang tugas-tugas yang ada.

Dengan keuntungan tersebut, tidak heran jika Kanban committee menjadi populer. Bahkan diterapkan secara integer melalui berbagai aplikasi produktivitas. Tentunya, salah satunya adalah Notion.

Cara Membuat Kanban Board di Notion

Di Notion, sebuah Kanban committee bukanlah entitas yang berdiri sendiri, melainkan sebuah tampilan (View) dari sebuah database yang menjadi sumbernya. Di Notion tampilan itu disebut sebagai Board view. Ini berarti setiap kartu tugas yang kita lihat di papan adalah entri di dalam ground information tersebut dan memiliki halaman sendiri.

Berikut langkah-langkah membuat Board position di Notion.

Merancang Database Tugas

Langkah pertama yang perlu Anda lakukan adalah membuat database tugas untuk menjadi fondasi dari berbagai tampilan lain. Hal ini akan membuat Anda lebih mudah menentukan dan memahami apa saja spot yang berpengaruh pada perubahan tampilan.

Anda bisa mulai dengan mengetik /database dan memilih Inline atau Full Page. Jika Anda ingin tampilan tabel database dan Board position hadir di bidang berbeda, pilih Database Inline.

Beri nama database bersangkutan dan susun database itu dengan berbagai spot yang akan memberikan konteks pada setiap point atau tugas. 

rancangan database tugas

Property yang bisa Anda gunakan adalah:

• Nama tugas (Name):
  Property wajib yang berfungsi sebagai identifikasi utama setiap point dalam database.
• Divisi / Tim (Select / Multi-select):
  Property pilihan yang menunjukkan divisi atau tim mana yang mengerjakan tugas. Opsional, jika Anda memiliki beberapa tim dalam menjalankan proyek.
• Penanggung jawab (Person):
  Property yang menunjukkan orang yang mengerjakan tugas. Terikat dengan akun Notion anggota tim.
• Tenggat Waktu (Date):
  Property yang menunjukkan informasi waktu kapan tugas harus selesai atau durasi waktu pengerjaan. Penting untuk Timeline view.
• Prioritas (Select):
  Property pilihan yang akan menunjukkan tingkat kepentingan tugas yang berjalan. Bisa diisi dengan pilihan: High (tinggi), Medium (menengah), dan Low (rendah).
• Status (Status):
  Property pilihan yang menunjukkan kemajuan tugas melalui pengelompokkan To-do (akan dikerjakan), In-progress (sedang dikerjakan), dan Completed (selesai dikerjakan).
  • Masuk ke paper Edit Property dan pilih Not-started di bagian To-do, lalu klik Set arsenic default.

Untuk penjelasan soal detil database, silakan baca panduan database Notion.

Isi Database

contoh database tugas

Setelah Anda membuat database tersebut, Anda perlu mengisinya. Walau mengisi dengan information yang asli akan lebih pasti, namun Anda bisa mengisinya dengan beberapa tugas fiktif terlebih dahulu. Tujuannya adalah untuk melihat apakah position database lain bisa tampil sesuai yang diinginkan atau tidak.

Membuat Board View

Setelah fondasi information dirancang, langkah selanjutnya adalah mengubah tampilan database menjadi Board view. 

Anda bisa membuat Board view:

• Sebagai tab di database asli 
• Sebagai tampilan terpisah yang terhubung dengan database tugas bersangkutan.

Membuat Board position sebagai tab

1. Klik tombol + yang muncul di samping nama database.
2. Pilih Board dari paper yang muncul.
3. Beri nama position baru ini.
4. Atur tampilan database itu sesuai keperluan:
   • Card preview: None, Cover, atau Content.
   • Card size: Small, Medium, atau Large.
   • Wrap each properties: On/off.
   • Group by: Status
   • Color columns: On.
5. Klik Done.

membuat Board view

Harap perhatikan:

• Jika saat merancang database Anda tidak mengatur spot Status ‘Not started’ sebagai default, akan ada kolom daftar tugas tanpa status. Kolom tersebut bisa disembunyikan, tapi lebih baik Anda atur di awal.
• Card preview akan menampilkan cuplikan dari halaman tugas bersangkutan. Kalau Anda ingin kartu tugas tampak bersih dan konsisten, pilih None (tidak ada).
• Card size akan menentukan ukuran tampilan kartu tugas. Pilih sesuai selera.
• Wrap each properties akan menampilkan teks atau isi spot yang nanti akan Anda tampilkan di kartu.
• Group by merupakan dasar pengelompokkan kartu tugas di Board view. Untuk metode Kanban, pilih berdasar Status.
• Color Columns akan menampilkan warna berdasarkan grup spot yang menjadi dasar. Aktifkan untuk memudahkan mengenali alur proses.

Membuat Board position terpisah

1. Di bidang kosong halaman ketik /heading, pilih struktur judul yang Anda inginkan (H2 atau H3), dan ketik judul.
2. Di bawahnya, ketik /board dan pilih Board view.
3. Klik Link to existing information source.

membuat committee position terpisah

Harap perhatikan:

• Tampilan hanya akan menunjukkan tugas yang sudah Anda tetapkan statusnya (oleh karena itu penting mengisi information agar bisa melihat keseluruhan struktur).
• Ketika Anda membuat tampilan ini, kemungkinan besar tidak muncul paper pengaturan. Untuk bisa mengaturnya seperti tampilan tab di atas, Anda perlu klik tombol Setting dan masuk ke paper Layout.
• Menggunakan blok Heading (judul) akan memberi konteks tampilan, karena judul tampilan akan menunjukkan nama database asli. Lebih baik matikan ‘Show database root title’ di paper Layout, lalu rename (ganti nama) tab position ini. 

Konfigurasi Board View

Setelah memiliki Board position sebagai metode Kanban, Anda bisa melakukan konfigurasi sesuai dengan kebutuhan. Misalnya mengatur kolom atau menampilkan apa saja spot lain sebagai pelengkap.

Menyaring Daftar Tugas di Board View

Anda bisa menyaring atau memberi select daftar tugas di Board position sesuai dengan spot tertentu, dengan klik tombol Filter di sebelah kanan atas tampilan. Kemudian, pilih salah satu spot sebagai acuannya.

menyaring committee position berdasar tenggat waktu

Misalnya Anda hanya ingin menampilkan tugas-tugas pada bulan ini, Anda bisa memilih Filter berdasar Tenggat Waktu dan menetapkan Tanggal Mulai relatif dengan hari ini di Bulan ini. Dengan begitu, tugas-tugas yang tidak ada di bulan ini tidak akan muncul di Board view.

Menyortir Daftar Tugas di Board View

Anda bisa menyortir daftar tugas di Board position sesuai dengan spot tertentu, dengan klik tombol Sort (sortir) di sebelah kanan atas tampilan. Lalu pilih salah satu spot sebagai acuannya (misal: Prioritas).

menyortir tugas di committee position berdasar prioritas

Harap perhatikan, penyortiran berdasarkan spot bertipe Select atau Multi-select akan berjalan sesuai urutan yang Anda tetapkan pada pilihan di spot tersebut. Urutan pilihan spot bisa Anda atur di bagian Edit spot di spot bersangkutan.

Menampilkan Informasi Property Lain di Kartu

Secara bawaan, tampilan spot yang muncul di dalam kartu adalah nama tugas. Nama sub-tugas juga akan muncul jika Anda mengaktifkannya. Anda bisa menambahkan informasi dari spot lain, dengan klik tombol Setting dan pilih Property Visibility di menu. 

menampilkan spot di committee view

Di sana Anda bisa memilih spot apa saja yang ingin Anda tampilan dengan klik ikon mata. Misalnya: Orang yang mengerjakan, tenggat waktu, prioritas, dan divisi/tim. Tambahan spot ini bisa memberi konteks informasi yang lebih jelas. Namun, hati-hati, jangan buat tampilan menjadi terlalu penuh/rumit.

Menggunakan Sub-group

Jika ingin, Anda bisa memisahkan Board position berdasarkan kategori tertentu. Misalnya Anda ingin melihat Kanban committee untuk tiap divisi/tim. Dalam hal ini menggunakan fungsi Sub-group akan membantu.

menerapkan sub-group di committee view

Klik tombol Setting dan pilih Sub-group di menu. Lalu klik Sub-group by dan pilih spot yang menjadi dasar pengelompokannya. Board position akan terpisah sesuai spot tersebut. 

Anda bisa fokus pada alur kerja kategori tertentu dengan menyembunyikan konten dari Kanban committee kategori lain. Caranya dengan klik tombol toggle di samping nama kelompok spot lain.

Mengatur Tampilan Sub-item

Jika Anda mengaktifkan dan memiliki sub-tugas di dalam database daftar tugas, maka Anda bisa mengatur tampilannya di Kanban committee dengan klik tombol Setting dan pilih Sub-item di menu.

mengatur sub-item di committee view

Di sana, Anda bisa memilih salah satu tampilan dari pilihan ini:

• Card property: Menampilkan Sub-tugas di dalam kartu Tugas Utama.
• Parents only: Hanya menunjukkan Tugas Utama dengan indikator jumlah Sub-tugas di dalam kartu.
• Flattened List: Menampilkan semua Sub-Tugas sebagai kartu mandiri dengan indikator hubungan ke Tugas Utama, dan Tugas Utama sebagai kartu terpisah.
• Disabled: Menampilkan semua Sub-Tugas dan Tugas Utama secara mandiri tanpa indikator hubungan.

Sedangkan Advanced Settings akan mengatur bagaimana relasi antara Sub-tugas dan Tugas Utama. Pilihan secara bawaan adalah Sub-item, sementara Parent point (Tugas Utama) merupakan kebalikannya. Sementara Blocking akan menerapkan Dependencies (ketergantungan).

Menggunakan Board View di Notion

Menggunakan Board position di Notion sangat mudah, karena yang perlu Anda lakukan hanyalah memindah kartu tugas ke kolom lain (drag n drop) jika statusnya berubah (misalnya: To Do → In Progress → Done).

memindah tugas di committee view

Anda bebas melakukan pemindahan kartu, termasuk mengembalikannya ke kolom awal jika ternyata ada kesalahan. Misalnya memindah tugas dari position Done kembali ke In Progress.

Anda juga bisa memasukkan entri tugas (halaman) baru di Board position dengan klik bidang + New Page di masing-masing kolom. Yah, bukan tidak mungkin ada tugas yang terlupa dicatat.

Kekurangan Board View di Notion

Kanban Board sering menjadi pilihan karena tampilan ocular yang membagi perkembangan tugas memudahkan pengelolaan dan pelaksanaannya. Tapi bukan berarti metode ini, termasuk penerapannya sebagai Board position di Notion, tidak punya kelemahan.

Tampilan Bisa Terlalu Panjang

Jika Anda memiliki daftar tugas yang banyak dan Anda ingin menampilkan beberapa informasi dari spot di dalam kartu tugas, maka besar kemungkinan kartu-kartu yang ada di dalam kolom akan berderet panjang ke bawah. Hal ini justru bisa membuat Anda kehilangan fokus karena terlalu banyak informasi muncul. 

Salah satu solusinya adalah membagi daftar tugas itu berdasar divisi/tim, sehingga tiap Kanban committee bisa tetap ringkas dan mudah diikuti. 

Solusi lainnya adalah melakukan penyortiran agar tugas penting selalu ada di atas, sehingga Anda selalu fokus pada bagian atas saja.

Lalu, Anda juga bisa menerapkan select untuk menyajikan tugas-tugas yang ada pada rentang waktu tertentu. Misalnya, hanya menampilkan tugas pada bulan ini relatif dengan tanggal hari ini.

Tugas Utama Tidak Mengikuti Sub-tugas

Jika Anda memisahkan Sub-tugas sebagai kartu tersendiri, saat Anda memindah salah satu Sub-tugas, Tugas Utama tidak berubah posisinya. Sayangnya, sejauh pengetahuan saya, saat ini Dependencies (ketergantungan) antar hal di database Notion baru berdasarkan tanggal, belum ada yang berdasar Status. 

sub-tugas (sub-item) vs tugas utama (parent item) di committee view

Seharusnya, jika salah satu Sub-tugas dipindah ke position In-progress dari Not Started, maka Tugas utama juga berpindah ke In-progress. Pastinya karena Sub-tugas (sub-item) merupakan bagian dari Tugas Utama (parent item).

Tapi hal itu belum terjadi di Notion. Anda harus memindah satu persatu atau memanfaatkan otomatisasi dan look untuk menerapkannya (jika ada cara lain, silakan beritahu lewat komentar).

Jadi, saran saya untuk saat ini, taruh tiap tugas secara terpisah (jangan pakai Sub-tugas/Sub-item), sehingga Anda bisa lebih mudah melakukan tugas tanpa bertele-tele mengatur konfigurasi database.

Kanban Board: Solusi Manajemen Tugas Secara Visual

Melalui uraian di atas, Anda sudah mengetahui cara membuat Kanban committee di Notion, termasuk berbagai konfigurasi dan pengaturannya. Lalu, seperti Anda lihat, penggunaannya memang sangat mudah. Tidak heran jika metode ini sangat populer.

Penggunaan Kanban committee atau dalam hal ini Board position di Notion sangat berguna menampilkan manajemen proyek secara visual, ketika semua proses terlihat dengan jelas. Pemakaiannya akan lebih berguna lagi jika disandingkan dengan perspektif lain, misalnya dengan Gantt Chart (Timeline). Apalagi jika Anda mempersiapkan sistem manajemen proyek untuk launching produk.

Selamat mencoba dan jangan lupa sajikan informasi dengan jelas agar tugas-tugas yang ada mudah dipahami oleh anggota tim lain.